W dzisiejszym cyfrowym świecie umiejętność tworzenia dostępnych plików PDF jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Niezależnie od tego, czy udostępniasz raporty, broszury czy materiały edukacyjne, upewnienie się, że dokumenty PDF są dostępne dla wszystkich użytkowników – w tym osób z niepełnosprawnościami – to nie tylko dobra praktyka, ale często także wymóg prawny. W tym przewodniku pokażemy Ci krok po kroku, jak tworzyć dostępne pliki PDF zgodne z wytycznymi WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

1. Zacznij od dostępnego dokumentu źródłowego

Pierwszym krokiem do stworzenia dostępnego pliku PDF jest przygotowanie dostępnego dokumentu źródłowego. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Microsoft Word, Google Docs, czy innego edytora tekstu, zadbaj o odpowiednią strukturę dokumentu przed jego konwersją do formatu PDF. Oto kilka dobrych praktyk:

• Stosuj odpowiednie nagłówki: Uporządkuj treść za pomocą hierarchii nagłówków (H1, H2, H3 itd.). Taka struktura ułatwia poruszanie się po dokumencie i pozwala czytnikom ekranu prawidłowo interpretować treść.
• Dodawaj tekst alternatywny do obrazów: Każdy obraz powinien mieć opis alternatywny, który wyjaśnia, co przedstawia. To kluczowe dla użytkowników korzystających z czytników ekranu.
• Twórz opisowe linki: Zamiast ogólników typu „kliknij tutaj”, używaj konkretnych opisów, np. „Zobacz naszą stronę z zasobami o dostępności”.
• Poprawnie stosuj listy i tabele: Używaj wbudowanych funkcji numerowania i wypunktowania. Tabele powinny być proste i zawierać oznaczone wiersze nagłówków.
• Ustaw tytuł dokumentu: W metadanych dokumentu dodaj jego tytuł – ułatwia to identyfikację treści i wspiera czytniki ekranu.

2. Konwertuj do PDF przy użyciu odpowiednich narzędzi

Po przygotowaniu dostępnego dokumentu źródłowego, czas na konwersję do formatu PDF. Nie wszystkie narzędzia konwertujące zachowują elementy dostępności, dlatego wybierz odpowiednie rozwiązanie:

• Adobe Acrobat Pro: Standard branżowy w tworzeniu dostępnych PDF-ów. Użyj funkcji „Zapisz jako” i wybierz „PDF/A”, który jest zoptymalizowany pod kątem dostępności.
• Microsoft Word: Skorzystaj z opcji „Zapisz jako” lub „Eksportuj”, wybierając format PDF. Zaznacz opcję „Najlepszy dla dystrybucji elektronicznej i dostępności”.
• Google Docs: Wybierz „Plik” → „Pobierz” → „Dokument PDF”. Mimo że Google Docs dość dobrze zachowuje elementy dostępności, warto sprawdzić plik później w edytorze PDF.
• Interaktywne formularze PDF: Przekształć dokumenty w formularze PDF z polami do wypełnienia i kontrolkami. Dodaj opisy dla każdego elementu, by poprawić użyteczność.

3. Sprawdź i popraw dostępność pliku PDF

Po konwersji konieczne jest sprawdzenie, czy PDF faktycznie spełnia standardy dostępności. Adobe Acrobat Pro oferuje zaawansowane narzędzia do tego celu:

• Użyj narzędzia sprawdzania dostępności: Otwórz plik w Adobe Acrobat Pro i wybierz Narzędzia > Dostępność > Pełna kontrola. Narzędzie sprawdzi m.in. brakujące opisy alternatywne, niepoprawne tagi czy błędy w kolejności czytania.
• Tagowanie dokumentu: Tagi określają strukturę dokumentu i kolejność odczytu. Sprawdź, czy nagłówki, listy i tabele są poprawnie oznaczone. W razie potrzeby użyj opcji „Automatyczne tagowanie dokumentu”, a następnie ręcznie dopracuj strukturę.
• Kolejność odczytu: Sprawdź logiczną kolejność treści. W panelu „Order” możesz ustawić kolejność, w jakiej czytniki ekranu będą odczytywać elementy dokumentu.

4. Dodaj opisowe metadane

Metadane dostarczają kontekstu o dokumencie i pomagają osobom korzystającym z czytników ekranu:

• Tytuł i język: Dodaj czytelny tytuł oraz ustaw język dokumentu. Dzięki temu czytniki ekranu lepiej zinterpretują zawartość.
• Właściwości dokumentu: W Adobe Acrobat Pro przejdź do Plik > Właściwości i uzupełnij pola: Tytuł, Autor, Temat i Słowa kluczowe.

5. Przetestuj dostępność swojego PDF-a

Zanim opublikujesz dokument, przetestuj go pod kątem dostępności:

• Test z czytnikiem ekranu: Skorzystaj z programów takich jak NVDA (darmowy) lub JAWS (komercyjny), aby sprawdzić, jak czytnik interpretuje zawartość dokumentu.
• Przegląd ręczny: Sprawdź dokument, używając wyłącznie klawiatury. Upewnij się, że wszystkie interaktywne elementy, takie jak linki czy pola formularzy, są dostępne bez użycia myszy.

6. Pamiętaj o dostępności przy przyszłych aktualizacjach

Dostępność to proces ciągły. Gdy aktualizujesz dokumenty, stosuj te same dobre praktyki, by utrzymać zgodność z wymaganiami. Śledź też zmiany w standardach WCAG i aktualizuj swoją wiedzę na bieżąco.

Podsumowanie

Tworzenie dostępnych dokumentów PDF to ważny krok w kierunku otwartości i równego dostępu do treści cyfrowych. Stosując opisane wyżej praktyki i odpowiednie narzędzia, zapewnisz, że Twoje dokumenty spełniają standardy dostępności i są przyjazne dla wszystkich użytkowników. Pamiętaj – dostępność to nie tylko wymóg, ale przede wszystkim wyraz troski o inkluzywność i równość.

‍